Detective Manuel Parada Fuentes: 9 consejos para una comunicación cuidadosa

Muchos percances y malentendidos en la oficina se deben a la mala comunicación. Esto conduce a una destrucción de valor, ya que desvía los esfuerzos de la organización de las tareas de valor añadido para centrarse en la contención y la rectificación de la situación. El Detective Manuel Parada Fuentes comparte 10 consejos para una comunicación cuidadosa

 

La comunicación consiste en la transferencia de información y en asegurar que las personas tengan la información adecuada para tomar las mejores decisiones posibles. Todos somos intermediarios de información. Nuestra responsabilidad es asegurarnos de que tomamos las mejores decisiones con la información disponible, y estar abiertos al hecho de que alguien pueda tener información que pueda afectar a nuestra decisión.

Aquí hay algunos consejos para una comunicación cuidadosa

Evitar "Responder a todos" - Muy a menudo la gente presiona el botón de "Responder a todos". La mayoría de las veces no está justificado. Antes de usar el "Responder a todos" pregúntese "¿quién debe ser incluido?", y limite su respuesta a esos individuos.

 

El Detective Manuel Parada Fuentes dijo que sólo se incluyen aquellos que necesitan ser incluidos- Muchas veces se envían correos electrónicos incluyendo a cualquiera y a todos, la mayoría de los cuales no tienen ningún deseo o necesidad de ser incluidos. Sea respetuoso con el tiempo de las personas y sólo inclúyalos en los correos que requieren su atención. Algunos correos electrónicos necesitan ser enviados como información. Una técnica sencilla para ayudar sería, sólo incluir aquellos que son parte de la toma de decisiones o que requieren "acción" en el "a:", y todos los demás incluidos para información ser incluidos en el "cc:".

 

Seguimiento de una conversación con un correo electrónico de confirmación - Recordando que es mejor dejar algunas discusiones fuera de los correos electrónicos, no hay nada malo en enviar un correo electrónico de seguimiento para aclarar los puntos que se han quitado de una discusión. Algo así como "Según nuestra conversación...... ", proporcionará una oportunidad para que otros aclaren si hubo malas interpretaciones o entendimientos antes de que las cosas empiecen.

 

El Detective Manuel Parada Fuentes dice que siempre que sea posible evitar el correo electrónico - Siempre es mejor caminar al cubículo de al lado o levantar el teléfono para discutir una situación en lugar de enviar un correo electrónico. El correo electrónico es un método de comunicación muy usado que puede fácilmente salirse de control. Es sorprendente lo simple que es sacar un correo electrónico de su contexto, ya sea por una redacción inadecuada o por el uso de mayúsculas. Al hablar directamente, tienes la capacidad de aclarar o difuminar una situación antes de que se convierta en una bola de nieve.

 

Muchas veces la opinión puede ser tergiversada como un hecho, lo que puede causar más confusión y llevar a que los asuntos se vuelvan desproporcionados. Una opinión que se afirma o se percibe como un hecho hará que el receptor se ponga a la defensiva y esté menos abierto a la comunicación. Los debates adquieren un tono completamente diferente cuando se basan en hechos o en opiniones. Una discusión basada en hechos puede ser percibida como una confrontación y un tono de "yo tengo razón, tú estás equivocado". Por el contrario, una discusión basada en opiniones es subjetiva y se basa en una acumulación de hechos que se difunde más fácilmente ya que todo el mundo tiene derecho a su opinión. Al distinguir claramente entre hecho y opinión u observaciones objetivas y subjetivas, es más probable que el receptor esté abierto a la discusión y menos a la defensiva, lo que da lugar a una mejor comunicación.

 

Al recibir la comunicación siempre escuche- antes de descartar o saltar a conclusiones. Escuche todo el mensaje y no se deje atrapar por la forma en que se entrega el mensaje. Concéntrese en entender el mensaje. Antes de asumir negativamente, pide amablemente una aclaración y ayuda a la comprensión. Muchas veces el mensaje recibido no es lo que se pretendía enviar.

 

Evite comunicarse cuando las emociones como: la ira, la frustración, el dolor, perjudican el juicio y pueden resultar en el envío de un mensaje que no debería haber sido enviado. Cuando esté en esta situación, redacte su mensaje y aléjese. Tómese un tiempo para despejar su mente y recuperar la compostura. Es mejor abstenerse que arrepentirse. Siempre mantenga la compostura cuando se comunique, especialmente cuando envíe un correo electrónico. Si envía un correo electrónico sobre un tema delicado que pueda estimular o haya estimulado una respuesta emocional, espere siempre a recuperar la compostura y la objetividad antes de pulsar enviar. Una vez que se envía, está ahí fuera con pocas posibilidades de recuperarlo. A pesar de que muchos programas de correo electrónico tienen una función de recuperación, la fiabilidad es muy baja.

 

Recuerde que algunos temas es mejor dejarlos fuera del correo electrónico. Aunque el correo electrónico es una gran herramienta para llevar un registro de las conversaciones, es mejor dejar algunos contenidos fuera del correo electrónico. Como los correos electrónicos se malinterpretan fácilmente, hay que tener cuidado. El correo electrónico puede ser objeto de descubrimiento de un litigio. Muchas batallas de litigio se han ganado debido a correos electrónicos mal interpretados. Antes de enviar un correo electrónico, pregúntese si esto es algo que no debería estar abierto a descubrimiento.

 

 

Lo más importante es que SIEMPRE demuestre humildad. Recuerde siempre que la comunicación es un intercambio de información. Cuando se trata de